Обзор законодательства Украины: Электронный документооборот

Обзор законодательства Украины в сфере электронного правительства. Часть 7: Электронный документооборот

В 2003 году принят Закон Украины «Об электронных документах и электронном документооборот», который устанавливает основные организационно-правовые основы электронного документооборота и использования электронных документов в Украине.

Оглавление (показать/скрыть): Часть 1: Общий обзор законодательства Украины в сфере электронного правительства
Часть 2: Электронные паспорта
Часть 3: Электронные государственные услуги
Часть 4: Портал административных услуг
Часть 5: Электронные подписи
Часть 6: Сертификация ключей
Часть 7: Электронный документооборот
Часть 8: Электронная демократия
Часть 9: Электронные госзакупки
Часть 10: Государственные информационные ресурсы

Основные понятия

адресат — физическое или юридическое лицо, которому адресуется электронный документ;

данные — информация, представленная в форме, пригодной для ее обработки электронными средствами;

посредник — физическое или юридическое лицо, в установленном законодательством порядке осуществляет прием, передачу (доставку), хранения, проверку целостности электронных документов для удовлетворения собственных потребностей или предоставляет соответствующие услуги по поручению других субъектов электронного документооборота;

обязательный реквизит электронного документа – обязательные данные в электронном документе, без которых он не может быть основанием для его учета и не будет иметь юридической силы;

автор электронного документа — физическое или юридическое лицо, которая создала электронный документ;

субъекты электронного документооборота — автор, подписант, адресат и посредник, которые приобретают предусмотренные законом или договором права и обязанности в процессе электронного документооборота.

электронный документ — документ, информация в котором зафиксирована в виде электронных данных, включая обязательные реквизиты документа.

электронный документооборот (оборот электронных документов) — совокупность процессов создания, обработки, отправки, передачи, получения, хранения, использования и уничтожения электронных документов, выполняемых с применением проверки целостности и в случае необходимости с подтверждением факта получения таких документов.

Для идентификации автора электронного документа может использоваться электронная подпись. Наложением электронной подписи завершается создание электронного документа. Оригиналом электронного документа считается электронный экземпляр документа с обязательными реквизитами, в том числе с электронной подписью автора или подписью, приравненным к собственноручной подписи в соответствии с Законом Украины «О электронной цифровой подписи».

При отправке электронного документа нескольким адресатам или его хранении на нескольких электронных носителях информации каждый из электронных экземпляров считается оригиналом электронного документа.

Существуют ограничения относительно применения электронного документа в качестве оригинала, а именно:

свидетельства о праве на наследство;
документа, который в соответствии с законодательством может быть создан только в одном оригинальном экземпляре, кроме случаев существования централизованного хранилища оригиналов электронных документов;

С целью урегулирования вопросов обмена электронными документами между государственными органами, Постановлением Кабинета Министров Украины от 28 октября 2004 года № 1453 утверждён Типовой порядок осуществления электронного документооборота в органах исполнительной власти.

Отправка и передача электронных документов осуществляются автором или посредником в электронной форме при помощи средств информационных, телекоммуникационных, информационно-телекоммуникационных систем или путем отправки электронных носителей, на которых записан этот документ.

Проверка целостности электронного документа проводиться путем проверки электронной цифровой подписи.

Закон устанавливает, что в информационных, телекоммуникационных, информационно-телекоммуникационных системах, обеспечивающих обмен электронными документами, содержащих государственные информационные ресурсы, или информацию с ограниченным доступом, должна обеспечиваться защита этой информации в соответствии с законодательством.

Система электронного взаимодействия органов исполнительной власти

На сегодняшний день полноценный электронный документооборот между государственными органами в Украине отсутствует. Однако нормативная база в этом направлении развивается. Распоряжением Кабинета Министров Украины от 28 декабря 2011 года № 1363-р урегулирован ряд вопросов относительно внедрения системы электронного взаимодействия органов исполнительной власти (далее — Система).

Одним их таких вопросов было урегулировано, что функции администратора Системы возложены на государственное предприятие «Государственный центр информационных ресурсов Украины», которое относится к сфере управления Государственного агентства по вопросам науки, инноваций и информатизации (ныне — Государственное агентство по вопросам электронного правительства Украины).

Распоряжением № 1363-р была также поставлена задача Секретариату Кабинета Министров Украины вместе с Государственным агентством по вопросам науки, инноваций и информатизации обеспечить передачу центральным органам исполнительной власти:

писем и других документов, созданных в Секретариате Кабинета Министров Украины и не содержащих информацию с ограниченным доступом, в течение I квартала 2012 года одновременно в бумажной и электронной форме через систему, а с 1 апреля 2012 года исключительно в электронной форме через Систему с использованием электронной цифровой подписи;
постановлений и распоряжений Кабинета Министров Украины, которые не содержат информацию с ограниченным доступом, в течение II квартала 2012 года, одновременно в бумажной и электронной форме через Систему, а с 1 июля 2012 года исключительно в электронной форме через систему с использованием электронной цифровой подписи;

На практике отказ от использования указанных выше документов в бумажном виде, не произошёл.

В 2012 году Постановлением Кабинета Министров Украины от 18 июля 2012 года № 670 утверждается Положение о системе электронного взаимодействия органов исполнительной власти (далее – Положение).

В Положении очерчен функционал Системы для электронных документов и копий бумажных документов в электронном виде с использованием электронной цифровой подписи, которые не содержат информацию с ограниченным доступом, и контроля за выполнением актов, протокольных решений Кабинета Министров Украины и других документов.

Целью создания Системы является:

создание единого информационного пространства для регистрации, приема, анализа и хранения организационно-распорядительных документов органов исполнительной власти в электронном виде с применением ЭЦП;
повышение эффективности и оперативности принятия управленческих решений;
усиление контроля над обработкой, исполнением и хранением организационно-распорядительных документов органов исполнительной власти в электронном виде;
сокращение расходов государственного бюджета за счет перехода на безбумажный обмен документами между органами исполнительной власти;
создание предпосылок для перехода на электронный межведомственный документооборот с использованием исключительно электронного документа.

Система электронного взаимодействия органов исполнительной власти обеспечивает выполнение следующих функций:

прием/передачу организационно-распорядительных электронных документов Секретариата Кабинета Министров Украины и центральных органов исполнительной власти;
организацию согласования проектов нормативных актов между центральными органами исполнительной власти;
контроль выполнения поручений Секретариата Кабинета Министров, согласование проектов нормативных документов Кабинета Министров Украины;
хранение электронных документов и их подготовку к передаче в электронный архив.

Преимущества данного решения считается:

Веб-ориентированная компьютерная система. Работа с Системой осуществляется с помощью стандартного веб-браузера. Пользователи могут работать в Системе в любое время и в любом месте, для этого необходимо только компьютер, подключенный к сети Интернет;
Интуитивно понятный веб-интерфейс;
Единое хранилище документов. После размещения на файловом сервере документ доступен адресатам и не требует перемещения между ними, что позволяет всем пользователям, которым адресован документ, совместно работать над ним;
Интеграция Системы с системами электронного документооборота государственных органов по согласованному формату (приказ Министерства образования и науки, молодежи и спорта Украины от 20 октября.2011 года № 1207 «О требованиях к форматам данных электронного документооборота в органах государственной власти. Формат электронного сообщения»).
Пользователями системы являются ответственные должностные лица Секретариата Кабинета Министров Украины, министерств, других центральных органов исполнительной власти, Совета министров Автономной Республики Крым, местных органов исполнительной власти.

В Положении определено, что транспортной инфраструктурой для работы Системы может выступать Интернет и/или Национальная система конфиденциальной связи.

Упомянутым Распоряжением № 1363-р Министерству юстиции Украины совместно с рядом других государственным органов была поставлена задача разработать Порядок работы с электронными документами через систему электронного взаимодействия органов исполнительной власти с использованием электронной цифровой подписи. Данный порядок был разработан и утверждён приказом Министерства от 01 ноября 2012 года № 1600/5.

Читать далее: Часть 8: Электронная демократия