Обзор законодательства России: Электронный документооборот

Обзор законодательства Российской Федерации в сфере электронного правительства — Часть 5: Электронный документооборот

Отсутствие специального закона об электронном документе (электронном документообороте) является принципиальным подходом российского законодателя: в условиях, когда все необходимые положения о равнозначности электронных и бумажных документов закреплены в законе «Об электронной подписи», отдельный закон об электронном документе был бы лишним.

Оглавление (показать/скрыть): Часть 1: Обзор законодательства Российской Федерации в сфере электронного правительства
Часть 2: Электронные паспорта
Часть 3: Электронные госуслуги
Часть 4: Электронные подписи
Часть 5: Электронный документооборот
Часть 6: Электронная демократия
Часть 7: Электронные госзакупки
Часть 8: Государственные информационные ресурсы

При этом в России существует большое число систем электронного документооборота, интероперабельность которых (при необходимости) обеспечивается через единую инфраструктуру аккредитованных удостоверяющих центров. Наиболее развитой является система документооборота, используемая при предоставлении государственных и муниципальных услуг, также широкое применение получили системы электронного документооборота, разрабатываемые налоговыми органами и система межведомственного электронного документооборота в федеральных органах исполнительной власти.

Федеральная налоговая служба обеспечила налогоплательщикам возможность направлять (получать) в электронном виде:

налоговые декларации;
счета-фактуры, журнал учета полученных и выставленных счетов-фактур, книгу покупок и книгу продаж, дополнительные листы книги покупок и книги продаж;
накладные по форме ТОРГ-12;
акты приемки-сдачи работ (услуг);
документы для применения системы налогообложения для сельскохозяйственных товаропроизводителей;
документы для применения патентной системы налогообложения;
документы для применения упрощенной системы налогообложения;
справки о состоянии расчетов по налогам, сборам, пеням, штрафам;
уведомления о контролируемых сделках;
описи документов, направляемых в налоговый орган в электронном виде;
заявления о регистрации контрольно-кассовой техники.

Для системы обмена указанными документами в Налоговом кодексе РФ используется термин «телекоммуникационные каналы связи» (ТКС). Особенностью данной системы документооборота является публичная достоверность направляемых с ее помощью документов, т.е. они являются юридически значимыми не только для контрагентов, но и для третьих лиц (прежде всего – налоговых органов). Соблюдение установленного порядка информационного обмена по ТКС, а не только наличие требуемых реквизитов у электронных документов, является условием признания за данными документами юридической силы.

Так, например, выставление и получение счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи осуществляется только через организации, обеспечивающие обмен открытой и конфиденциальной информацией по ТКС в рамках электронного документооборота счетов-фактур между продавцом и покупателем (далее — Оператор электронного документооборота). Оператор электронного документооборота является специализированной организацией, имеющей лицензии на оказание услуг связи и на деятельность в области криптографии.

Выставление и получение счетов-фактур в электронном виде по ТКС может осуществляться через одного или нескольких Операторов электронного документооборота. Выставление и получение счетов-фактур в электронном виде по ТКС через нескольких Операторов электронного документооборота осуществляется при наличии у Операторов электронного документооборота совместимых технических средств и возможностей для приема и передачи счетов-фактур в электронном виде в соответствии с утвержденным форматом.

Счет-фактура в электронном виде по ТКС считается исходящим от участника электронного документооборота, если он подписан квалифицированной электронной подписью, принадлежащей уполномоченному лицу участника, и данный участник направил счет-фактуру через Оператора электронного документооборота по ТКС.

Выставление и получение счетов-фактур в электронном виде по ТКС допускается при обязательном использовании сертифицированных в соответствии с законодательством Российской Федерации средств криптографической защиты информации, позволяющих идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации, и совместимых со средствами криптографической защиты информации, используемыми в Федеральной налоговой службе.

Выставление и получение счетов-фактур в электронном виде по ТКС осуществляется продавцом и покупателем в зашифрованном или в незашифрованном виде.

Оператор электронного документооборота выступает доверенной третьей стороной, гарантирующей доставку счетов-фактур в электронном виде. При этом участники электронного документооборота самостоятельно обеспечивают хранение документов, подписанных электронной подписью, совместно с применявшимся для формирования электронной подписи указанных документов сертификатом, в течение срока, установленного для хранения счетов-фактур.

Система межведомственного электронного документооборота (МЭДО) обеспечивает обмен электронными сообщениями (ведение служебной переписки в электронной форме) между участниками межведомственного электронного документооборота, в том числе:

Направление и получение в электронной форме решений и поручений Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации;
Получение информации о ходе рассмотрения участниками межведомственного электронного документооборота электронных сообщений, в том числе поручений Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации;
Направление в электронной форме докладов Президенту Российской Федерации и Правительству Российской Федерации;
Внесение в Правительство Российской Федерации федеральными органами исполнительной власти проектов нормативных правовых актов, в том числе в электронной форме;
Осуществление участниками межведомственного электронного документооборота согласительных процедур по проектам нормативных правовых актов в электронной форме;
Направление в электронной форме нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти на государственную регистрацию в Министерство юстиции Российской Федерации.

Функционирование МЭДО обеспечивается наличием головного узла, связанного телекоммуникационными каналами с точками доступа участников МЭДО. Технические средства головного узла включают в себя почтовый сервер, программно-аппаратные средства удостоверяющего центра, средства защиты информации и иные средства программно-технического обеспечения электронного взаимодействия участников межведомственного электронного документооборота.

Основными функциями головного узла МЭДО являются:

Обеспечение защиты обрабатываемой, хранимой и передаваемой информации от несанкционированного доступа и искажения при ее нахождении на головном узле межведомственного электронного документооборота и передаче по защищенным каналам связи до узлов участников межведомственного электронного документооборота;
Обмен электронными сообщениями между участниками межведомственного электронного документооборота.

Организатором межведомственного электронного документооборота является Федеральная служба охраны Российской Федерации. Она осуществляет:

Организационное и методическое обеспечение межведомственного электронного документооборота;
Формирование и актуализация глобальных адресных справочников почтовых серверов;
Обеспечение эксплуатации технико-технологической инфраструктуры межведомственного электронного документооборота;
Обеспечение информационной безопасности межведомственного электронного документооборота в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Формирование инфраструктуры МЭДО (средств и каналов связи), как правило, также осуществляется за счет Федеральной службы охраны.

Читать далее: Часть 6: Электронная демократия