Обзор законодательства Республики Казахстан: Электронный документооборот

Обзор законодательства Республики Казахстан в сфере электронного правительства. Часть 5: Электронный документооборот

Электронный документооборот осуществляется в государственных и негосударственных информационных системах на основе следующих принципов:

функционирования различных систем электронного документооборота;
использования электронных документов в любых сферах деятельности, где применяются информационно-коммуникационные технологии для создания, обработки, хранения и передачи данных;
передачи электронных документов с использованием любых информационных систем.

Оглавление (показать/скрыть): Часть 1: Общий обзор
Часть 2: Электронные паспорта
Часть 3: Электронные государственные услуги
Часть 4: Электронная цифровая подпись
Часть 5: Электронный документооборот
Часть 6: Электронные выборы
Часть 7: Электронные торги и закупки
Часть 8: Государственные информационные ресурсы и системы

Под электронным документом понимается документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме и удостоверена посредством электронной цифровой подписи (ЭЦП).

Требования к электронному документообороту

Закон Республики Казахстан «Об электронном документе и электронной цифровой подписи» устанавливает следующие требования к электронному документообороту:

Электронный документ, соответствующий требованиям Закона Республики Казахстан «Об электронном документе и электронной цифровой подписи» и удостоверенный посредством электронной цифровой подписи лица, имеющего полномочия на его подписание, признается равнозначным подписанному документу на бумажном носителе.
Электронный документ считается отправленным с момента его передачи через сети телекоммуникаций.
Входящий электронный документ считается поступившим после его фиксации в информационной системе адресата.
Уведомление о получении должно содержать данные о факте и времени получения электронного документа и его отправителе. В случае непоступления его автору считается, что документ не получен адресатом. В некоторых случаях, установленных законом, для оказания государственной услуги представляется электронная копия документа.

Порядок осуществления электронного документооборота. Единая система электронного документооборота государственных органов (ЕСЭДО)

Для организации электронного документооборота в государственных органах используется ЕСЭДО, обеспечивающая выполнение следующих функций:
1) авторизацию доступа пользователей и разграничение прав доступа;
2) формирование (составление) электронного документа;
3) формирование и проверку электронной цифровой подписи электронного документа;
4) учет электронных документов (регистрацию входящих и исходящих электронных документов);
5) коллективную работу с электронными документами;
6) контроль исполнения электронных документов (в том числе поручений Администрации Президента Республики Казахстан, Канцелярии Премьер-Министра Республики Казахстан);
7) поиск электронного документа;
8) отправку и подтверждение получения электронных документов (сообщения) в пределах государственного органа и между государственными органами;
9) хранение электронных документов в сроки, установленные уполномоченным органом управления архивами и документацией;
10) передачу электронного документа в архив электронных документов государственного органа, для временного хранения с последующей передачей их на государственное хранение в соответствующие государственные архивы в установленном законодательством Республики Казахстан порядке;
11) гарантированное уничтожение электронных документов, аннулированных закрытых (секретных) ключей электронных цифровых подписей и электронных баз данных ЕСЭДО.
ЕСЭДО обеспечивает доставку электронных документов объемом не более 60 Мб, количество вложений, которого не превышает — 6 файлов.

Требования к электронному документу

Электронный документ должен состоять из двух частей: содержательной и реквизитной.

Характеристика содержательной части электронного документа

Содержательная часть электронного документа состоит из одного или нескольких файлов в следующих форматах:
1) PDF, TIFF, JPEG — графический формат;
2) RTF, DOC, DOCX — текстовый формат;
3) XLS, XLSX — табличный формат;
4) PPT — презентации;
5) RAR, ZIP — архивированный формат.Содержательная часть электронного документа имеет следующие реквизиты:
6) официальное наименование организации отправителя;
7) справочные данные об организации (юридический адрес, телефон, факс, электронный адрес организации (при наличии));
8) наименование вида документа;
9) ссылка на регистрационный номер и дату входящего документа;
10) место составления или издания документа;
11) адресат;
12) гриф утверждения документа (при наличии);
13) заголовок к тексту (при наличии);
14) текст документа;
15) отметка о наличии приложения (при наличии);
16) отметка об исполнителе (фамилия и телефон исполнителя);
17) электронная цифровая подпись.

Характеристика и содержание реквизитной части электронного документа

Реквизитная часть электронного документа формируется посредством составления электронной регистрационной контрольной карточки, в которой используются следующие реквизиты:
18) наименование вида документа;
19) дата документа;
20) регистрационный номер документа;
21) индекс номенклатуры дел;
22) название и версия программного обеспечения, при помощи которого создан документ;
23) электронная цифровая подпись;
24) характер вопроса;
25) заголовок (краткое содержание);
26) количество листов основного документа и приложений;
27) наименование государственного органа-адресата;
28) наименование должности адресата (при наличии);
29) фамилия адресата (при наличии);
30) фамилия исполнителя;
31) номер телефона исполнителя;
32) отметка о контроле;
33) отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
34) ссылка на регистрационный номер и дату документа;
35) отметка о наличии или отсутствии подлинника бумажного документа, бумажной копии электронного документа.

Создание, регистрация и прием электронного документа

Регистрация и прием подлинников бумажных документов, бумажных копий электронного документа, поступающих от государственных органов Республики Казахстан, подключенных к Центру ЕСЭДО, осуществляется только при наличии соответствующих электронных документов. При создании проекта электронного документа все вложения одинакового формата объединяются в один электронный файл того же формата, и удостоверяется электронной цифровой подписью лица, обладающего полномочиями на заверение данного документа. При поступлении входящего документа, направленного только на бумажном носителе, государственный орган воспроизводит в электронно-цифровую форму (сканирует) поступивший документ и все его приложения в один электронный файл одного формата (электронного документа, удостоверенного электронной цифровой подписью).

При поступлении электронного документа сотрудником подразделения документационного обеспечения проводится процедура проверки подлинности электронной цифровой подписи с использованием открытого ключа электронной цифровой подписи и средств криптографической защиты информации, реализующих процесс формирования и проверки электронной цифровой подписи (средства электронной цифровой подписи), а также прошедших процедуру подтверждения соответствия в установленном порядке.

При получении подтверждения (установления) подлинности электронной цифровой подписи с использованием средств электронной цифровой подписи после проведения процедуры проверки электронной цифровой подписи (далее — положительный результат проверки подлинности, электронной цифровой подписи), электронный документ подлежит первичной обработке.
В случае выявления несоответствия электронной цифровой подписи после проведения процедуры проверки электронной цифровой подписи с использованием средств электронной цифровой подписи (далее — отрицательный результат проверки подлинности электронной цифровой подписи), электронный документ считается неполученным, о чем получатель электронного документа направляет уведомление-квитанцию, являющееся электронным документом с отметкой «не принято», подписанное сотрудником подразделения документационного обеспечения, с указанием причины неполучения документа.

Обработка и исполнение электронного документа

Первичная обработка электронного документа в ЕСЭДО включает:
1) проверку действительности регистрационных свидетельств электронной цифровой подписи и открытого ключа электронной цифровой подписи, с использованием которого был удостоверен электронный документ;
2) проверку всех реквизитов электронного документа;
3) проверку полномочий статуса всех лиц с использованием электронной цифровой подписи, которых удостоверен электронный документ.

Исполнение электронного документа подтверждается в ЕСЭДО путем передачи отправителю уведомления-квитанции — электронного документа, содержащей данные о фактической доставке и следующие отметки (далее — уведомление-квитанция):
1) данные об отправителе уведомления-квитанции;
2) дату, время получения электронного документа;
3) дату регистрации и регистрационный номер, присвоенный в ЕСЭДО получателя электронного документа.
4) электронную цифровую подпись сотрудника подразделения документационного обеспечения государственного органа-получателя (после регистрации электронного документа);
5) данные об ответственном исполнителе государственного органа-получателя.

Государственный орган-получатель обеспечивает актуальность и достоверность данных об ответственном исполнителе электронного документа. Сроки исполнения электронных документов в ЕСЭДО соответствуют срокам исполнения бумажных документов.

Отправка и доставка электронного документа

Электронный документ считается не доставленным получателю, если отправитель не получил уведомления-квитанции о получении электронного документа. Если уведомление-квитанция не получено отправителем в течение одного рабочего дня после отправки электронного документа, то отправитель уведомляет получателя об отсутствии подтверждения получения электронного документа при помощи иных средств связи.

Перед отправкой электронного документа проверяется правильность его оформления (наличие обязательных реквизитов электронного документа), в том числе проводится процедура проверки электронной цифровой подписи, проверки положительного результата электронной цифровой подписи и регистрационных свидетельств. Ответственность за соответствие содержания электронного документа подлиннику бумажного документа несет государственный орган-отправитель.

Сроки хранения электронных документов

Государственные органы, использующие систему электронного документооборота, осуществляют переписку управленческими документами со сроком хранения до 10 лет только в форме электронных документов, удостоверенных электронной цифровой подписью.
Электронные документы со сроками хранения «75 лет», «постоянно», а также документы, имеющие отметку «экспертно-проверочная комиссия» (далее — ЭПК), хранятся с подлинниками бумажного документа.

Электронные документы хранятся в том формате, в котором они были сформированы, отправлены или получены, с обеспечением одновременного хранения сформированных электронных цифровых подписей под соответствующими электронными документами. Хранение электронных документов сопровождается хранением соответствующих электронных баз данных, использованных открытых ключей электронных цифровых подписей (регистрационных свидетельств электронных цифровых подписей) и программ, реализующих процессы формирования и проверки электронных цифровых подписей электронных документов.

Обзор подготовлен ОФ «Правовой медиа-центр Астана по заказу Digital.Report

Читать далее: Часть 6: Электронные выборы