Почему компаниям необходимо следить, какие документы сотрудник может распечатать

До тех пор, пока государственные органы и коммерческие компании не перейдут полностью на электронный документооборот, им необходимо следить за утечкой конфиденциальных документов отправленных на печать. Такого мнения придерживается топ-менеджер компании «ОКИ Системс Рус» Сергей Лебедев. Он представил Digital.Report свой взгляд на существующую проблему, которую многие компании, вкладывающие средства в системы электронной защиты, сегодня полностью игнорируют.

Сергей Лебедев

Потребность в усовершенствовании повседневных бизнес-процессов, таких как работа с документами и их оцифровка — ключевая цель 67% европейских компаний малого и среднего бизнеса. Распространение цифрового формата работы, рост числа мобильных сотрудников, делает оптимизацию этих процессов довольно сложным проектом, требующим одновременно доступного и функционального решения.

Одновременно с поиском такого решения, бизнесу необходимо решать проблему безопасности данных, обеспечивать которую становится все сложнее по мере распространения тренда мобильности, развития технологий больших данных и облачных технологий. Кроме того, необходимо быть уверенным, что безопасность обеспечена на должном уровне не только от внешних атак, но и внутренних угроз, так как сейчас основной источник угроз корпоративной безопасности кроется внутри.

Все это приводит к единственно верному решению: новые направления развития и меры по снижению эксплуатационных расходов компаний малого и среднего бизнеса должны быть уравновешены с требованиями к защите конфиденциальных данных и повышению уровня обслуживания клиентов. В докладе IDC «Рабочие процессы сдерживают ваши рыночные возможности? Экономичная печать и управление документами с помощью умных МФУ»  в качестве средства реализации этого ключевого требования выделяются умные многофункциональные устройства, отвечающие стандартам, предъявляемым современному рабочему пространству: функция разграничения прав и контроля доступа отдельным пользователям, поддержка работы через мобильные устройства, удобные решения для оцифровки и управления документами.

Согласно исследованию IDC, сегодня только 25% европейских предприятий малого и среднего бизнеса используют решения для безопасности документов, например идентификаторы пользователей. Это значит, что целых 75% компаний, сталкиваясь с постоянным ростом объемов информации и потребностью к доступу к ней из любого места, не уделяют должного внимания вопросам конфиденциальности корпоративных данных: не следят за тем, какие документы сотрудник может распечатывать, какой уровень доступа они имеют к информации разных категорий. Как следствие, в компаниях малого и среднего бизнеса, не использующих систему защиты документации, могут возникнуть проблемы безопасности, связанные с печатью и управлением документооборотом, например, из-за оставленных без присмотра документов.